В каких случаях и почему нужна онлайн-касса при эквайринге

Приём платежей по банковским картам требует наличия специализированного оборудования, а также заключения договора с банком-эквайером.

Роль онлайн-кассы при безналичном расчёте

Эквайринг — это услуга, позволяющая компаниям принимать оплату от клиентов через банковские карты. Все юридические лица, чей годовой доход превышает 40 миллионов рублей, обязаны обеспечить приём безналичной оплаты через платёжный терминал. В случае несоблюдения этих требований на компанию будет наложен штраф в размере от 30000 до 50000 рублей.

Принцип работы эквайринга:

1. Проведение платежа через банк. Для этого необходимо открыть в нём счёт и подписать договор. За каждую операцию банк берёт комиссию: фиксированную сумму либо процент от платежа (зависит от условий заключённого договора).

2. Получение, установка и настройка оборудования. Терминал можно получить разными способами: купить, арендовать у банка либо приобрести самостоятельно.

3. Проведение оплаты. Система автоматически проверяет наличие достаточного количества средств на карте клиента в момент совершения платежа. Если баланс недостаточен, операция будет отклонена. В случае положительного результата проверки оплата будет произведена, и необходимая сумма спишется с карты.

4. Печать чека. Сразу после успешного завершения операции на терминале отображается соответствующее оповещение. Касса выпускает чек.

5. Зачисление средств. После удержания комиссии сумма переводится на банковский счет компании в течение одного-двух рабочих дней в соответствии с условиями договора.

Не смотря на то, что онлайн-касса и терминал для эквайринга используются при оплате, они выполняют разные роли. Так, терминал обеспечивает возможность безналичной оплаты банковскими картами, но не подходит для создания чеков и передачи сведений о продажах в органы налогового контроля. Данные функции выполняет онлайн-касса. Поэтому работа без неё незаконна.

Как настроить работу эквайринга вместе с онлайн-кассой

Эквайринговые терминалы – это устройства, оснащённые клавиатурой, экраном и чековым принтером, предназначенные для приёма безналичных платежей. Большинство моделей подходит для оплаты как чиповыми, так и магнитными картами. При этом оборудование обеспечивает двустороннюю связь между банком и кредитной организацией. Обычно для приёма оплаты картами, а также соответствия требованиям закона об онлайн кассах приобретается онлайн-касса и эквайринговый терминал, после чего они интегрируются друг с другом.     

Если же у вас уже есть POS-система или вы собираетесь установить именно её, то для приёма безналичной оплаты потребуется только PIN-пад. Устройство только считывает данные с карты, а весь остальной функционал (печать чеков, отображение данных, связь с банком и т.д.) выполняет онлайн-касса.   

Можно ли принимать безналичную оплату без онлайн-кассы

В соответствии с п. 19 ст. 3 ФЗ№161, оплата банковской картой считается электронным платежом. Поэтому ФНС должна получать информацию об этих операциях. Для этого требуется использование ККТ с ФН, который был зарегистрирован в органах налогового учёта.  

Ответственность за невыполнение требований законодательства

За приём оплаты через эквайринг без использования ККТ предусмотрено наложение административного взыскания в виде наложения штрафа:

• Если ИП нарушит правила, сумма штрафа составит от четверти до половины суммы операции, но при этом не меньше 10000 рублей.

• Для компаний штраф выше: от трёх четвертей до полной суммы операции, но при этом не меньше 30000 рублей.

 В случае если нарушение повториться, деятельность может быть приостановлена на срок до трёх месяцев.  

Исключения из правил

Работать без использования ККТ могут:

1. ИП, работающие по патенту, а также занимающиеся конкретными видами деятельности, которые представлены в п 2 статьи №364.43 НКРФ.

2. Физические лица, зарегистрированные как самозанятые и выплачивающие налог на НПД при условии, что они оформляют чеки через приложение «Мой налог».

Также безналичные платежи между организациями и ИП, осуществляемые путём перевода средств с одного банковского счёта на другой без использования банковских карт.  

Обязательно ли использование онлайн-кассы при интернет-эквайринге

В отличие от обычной оплаты картой через терминал, интернет-эквайринг позволяет принимать платежи онлайн. При этом вместо терминала используется специальная форма на сайте, где покупатель вводит данные карты.

Существует три способа подключения интернет-эквайринга:

1. Собственник бизнеса самостоятельно разрабатывает софт, который в последующем будет интегрирован с банковскими сервисами.  

2. Применение готовых плагинов: Большинство банков и финансовых организаций предлагают готовые плагины для популярных платформ управления сайтами (CMS). Установка этих плагинов, как правило, не требует специальных технических навыков и может быть выполнена самостоятельно.

3. Оплата через платежную ссылку: этот способ позволяет принимать платежи без необходимости программирования или установки дополнительного программного обеспечения. Клиент просто переходит по сгенерированной вами ссылке или перенаправляется на защищенную страницу оплаты, где он может безопасно ввести свои платежные данные.

Для приёма онлайн-платежей через интернет-эквайринг необходимо использование ККТ. При этом в случае отсутствия непосредственного взаимодействия с клиентом не требуется физическая печать и передача чека. Достаточно цифрового аналога, отправленного на указанный им номер телефона или адрес электронной почты.   

Существует два способа передачи данных о продажах в налоговую службу: ручной и автоматический. При ручном способе используется кассовый аппарат, установленный в офисе, который печатает чек после каждой оплаты. Автоматизированный способ предполагает использование смарт-терминала, который самостоятельно формирует и отправляет фискальные данные, что позволяет принимать платежи круглосуточно без участия человека.